Регулярне обслуговування і звітність
Для ТОВ ведення обліку — це не разова дія, а щомісячний цикл: рознесення операцій, розрахунок податків, підготовка й подання звітності. OLSHEN бере на себе весь цикл, щоб власник і директор могли зосередитись на бізнесі, а не на дедлайнах ДПС.
На відміну від ФОП, де облік відносно лінійний, юридична особа має справу з ширшим колом зобов’язань одночасно: податок на прибуток чи єдиний податок, можливо ПДВ, звітність з ЄСВ за працівників, фінансова звітність перед статистикою — і кожен із цих потоків має власний календар подання.
Ми готуємо й подаємо звітність до Державної податкової служби (декларація з податку на прибуток або єдиного податку, ПДВ за потреби), Пенсійного фонду та органів державної статистики. Річну фінансову звітність — баланс і звіт про фінансові результати — готуємо з урахуванням вимог для малих підприємств, з можливістю використовувати спрощену форму там, де компанія відповідає критеріям малого підприємства.
Стежимо за календарем звітності самостійно: нагадуємо про наближення дедлайну і готуємо документи заздалегідь, а не в останній день. Це стосується як щомісячних чи щоквартальних податкових звітів, так і річної фінансової звітності, яка часто випадає з поля зору саме тому, що подається лише раз на рік.
Якщо компанія на єдиному податку для юросіб, ми відстежуємо ліміти й умови застосування цієї системи так само уважно, як і при загальній системі з ПДВ — перехід на іншу систему теж відбувається за встановленою процедурою і в конкретні строки, тому важливо не пропустити момент, коли зміна стає доцільною чи обов’язковою. Детальніше про різницю систем — у статті «ФОП чи ТОВ: що обрати для бізнесу», якщо ви ще на етапі вибору форми, або зверніться напряму — ми проконсультуємо щодо оптимальної системи саме для вашого профілю доходів і витрат.
Окремо ведемо облік виплати дивідендів засновникам — від підготовки протоколу зборів учасників до утримання й сплати податків із суми виплати, щоб цей процес не перетворювався на джерело помилок раз на рік, коли про нього згадують.
Облік первинки і банк
Основа коректного обліку — первинні документи: акти, накладні, рахунки, договори. Ми приймаємо їх у зручному форматі — паперовому чи електронному, з кваліфікованим електронним підписом сторін, — перевіряємо на відповідність вимогам (обов’язкові реквізити, підписи) і рознесимо в облікову систему. Документ без належних реквізитів не підтверджує господарську операцію, тому саме на цьому етапі ми відсіюємо потенційні проблеми ще до того, як вони потраплять у звітність. Детальніше про вимоги до первинки — у статті «Первинні документи в бухобліку».
Підключаємось до виписок Клієнт-Банку, щоб оперативно відображати рух коштів, контролювати призначення платежів і своєчасно бачити надходження від контрагентів. Регулярно проводимо звірки з банком і контрагентами, щоб розбіжності не накопичувались до кінця звітного періоду — акти звірки взаєморозрахунків готуємо на регулярній основі, а не лише за запитом контрагента чи перед перевіркою.
Додаткові напрями обліку ТОВ
Залежно від виду діяльності стандартного обслуговування недостатньо — тоді підключаємо спеціалізовані напрями:
- Адміністрування ПДВ — реєстрація податкових накладних і розрахунків коригування в ЄРПН, контроль ліміту СЕА, декларації з ПДВ, супровід при зупиненні реєстрації.
- Зарплата і кадри для ТОВ — оформлення штатного розпису й трудових договорів, нарахування зарплати, кадрове діловодство, об’єднана звітність з ПДФО, військового збору й ЄСВ.
- ЗЕД, склад, управлінський облік — облік імпорту й експорту, валютний контроль, складський облік ТМЦ з інвентаризаціями, управлінська звітність P&L і Cash Flow для власника.
Компанії з декількома напрямами діяльності одночасно — наприклад, оптова торгівля з елементами ЗЕД і найманим персоналом — зазвичай поєднують кілька додаткових послуг у межах одного договору обслуговування, щоб мати одну команду замість кількох окремих підрядників, кожен з яких відповідає лише за свою частину й перекладає відповідальність на інших у спірних питаннях.
Такий підхід особливо виправданий для компаній у будівництві, виробництві чи оптовій торгівлі, де облік за замовчуванням складніший за типову сервісну компанію: об’єктний облік, складські залишки, розрахунки з десятками контрагентів одночасно.
Чому аутсорсинг, а не штатний бухгалтер
Для більшості малих і середніх ТОВ утримання штатного бухгалтера на повну ставку економічно невиправдане: потрібно платити не лише оклад, а й ЄСВ, забезпечувати робоче місце й програмне забезпечення, а на час відпустки чи лікарняного облік фактично лишається без нагляду. Аутсорсинг знімає цей ризик — команда підстраховує одна одну, а вартість масштабується під реальний обсяг операцій вашої компанії. Детальніше про порівняння — у статті «Аутсорсинг бухгалтерії».
Чого ми уникаємо
Ми не обіцяємо «нуль ризиків назавжди» і не даємо категоричних відповідей там, де ситуація нетипова чи законодавство припускає різне тлумачення — у таких випадках чесно кажемо «зазвичай» чи «у типовому випадку» й радимо, як діяти обережно. Ми також не вигадуємо конкретні суми штрафів, лімітів чи ставок там, де вони регулюються законом і можуть змінитися, — краще звірити актуальну цифру, ніж називати застарілу як точну.
Типові помилки, яких ми допомагаємо уникнути
- Змішування первинки різних періодів — коли документи вносяться в облік із затримкою, і показники звітності «плавають» заднім числом.
- Несвоєчасна реєстрація податкових накладних, що призводить до штрафів і ризику зупинення реєстрації через критерії ризиковості.
- Відсутність регулярних звірок з контрагентами, через що дебіторська й кредиторська заборгованість накопичується непомітно, аж поки не стає проблемою при розрахунках чи перевірці.
- Ігнорування наближення до порогу реєстрації платником ПДВ, коли компанія дізнається про обов’язок реєстрації вже після його виникнення, а не заздалегідь.
- Неврахування критеріїв малого підприємства при виборі форми фінансової звітності, через що компанія готує складнішу звітність, ніж це фактично необхідно.
Скільки коштує обслуговування ТОВ
Вартість залежить від системи оподаткування, кількості операцій, наявності ПДВ і найманих працівників. Компанія на єдиному податку без ПДВ і без штату обходиться суттєво дешевше, ніж юрособа на загальній системі з ПДВ, зарплатою і складським обліком. Орієнтовні пакети для ТОВ і форму для точного розрахунку дивіться на сторінці «Ціни» — там само можна порівняти вартість базового пакету з розширеним, що включає всі додаткові напрями.
Прозорість і звітування перед власником
Ми регулярно інформуємо власника й директора про стан обліку — подану звітність, сплачені податки, наближення важливих дедлайнів — щоб бухгалтерія не була для вас «чорною скринькою», у яку віддали документи й забули. За запитом надаємо проміжні зведення про фінансовий стан компанії, які допомагають ухвалювати управлінські рішення, не чекаючи офіційної річної звітності.
Як почати
- Залиште заявку на безкоштовну консультацію: розкажіть про систему оподаткування, оборот і кількість працівників.
- Отримайте пропозицію з переліком послуг і вартістю обслуговування, зафіксованою в договорі.
- Передайте документи — доступи до Електронного кабінету, банківські виписки, первинку за поточний період. Ми перевіримо стан обліку, звіримо розрахунки з ДПС і почнемо вести компанію без розривів у звітності.
Якщо компанія ще не зареєстрована — допоможемо з реєстрацією ТОВ, включно з підготовкою статуту й вибором системи оподаткування ще до подання документів реєстратору. Для тимчасово недіючих підприємств є окремий формат нульової звітності, який дешевший за повне обслуговування. Якщо потрібно завершити діяльність — супроводжуємо ліквідацію ТОВ з усіма етапами процедури, звірками й ліквідаційним балансом. А якщо облік вели із запізненням чи з помилками і потрібно навести лад перед прийняттям компанії на обслуговування — почніть з аудиту і відновлення обліку.