Кадри й зарплата ФОП без страху перед перевіркою
Якщо у вас є наймані працівники — продавець, менеджер, кухар, кур’єр — це вже кадровий облік зі своїми правилами: трудові договори, повідомлення ДПС до початку роботи, нарахування зарплати й податків, об’єднана звітність. Помилка чи прострочення тут коштує штрафу, тому ми беремо весь процес на себе — від першого дня співпраці з працівником до звільнення.
Найпоширеніша помилка ФОП, які ведуть кадри самостійно, — запізніле повідомлення ДПС про прийняття працівника: воно має бути подане до фактичного початку роботи, а не «протягом кількох днів після», як часто вважають. Друга типова проблема — плутанина в розрахунку відпускних чи лікарняних через неправильно визначений розрахунковий період. Обидві ці помилки виявляються найчастіше саме під час перевірки, коли виправити щось заднім числом уже складно.
Що входить у послугу
Обсяг послуги масштабується під кількість працівників: для одного-двох найманих співробітників це компактний щомісячний цикл, а для команди з десяти й більше осіб — уже повноцінне кадрове адміністрування з окремим графіком обробки документів.
- Оформлення працівників — трудові договори, накази про прийняття, повідомлення ДПС до початку роботи.
- Щомісячне нарахування зарплати — з урахуванням окладу, відпрацьованого часу, надбавок.
- Розрахунок відпускних, лікарняних і декретних — за наявними документами (електронний листок непрацездатності, заява).
- Утримання і сплата податків — ПДФО, військовий збір, ЄСВ з нагадуванням про суми й строки.
- Об’єднана звітність — щоквартальне подання Податкового розрахунку з ПДФО, ВЗ і ЄСВ (з помісячною деталізацією) через Електронний кабінет, з перевіркою показників за кожним працівником перед відправкою.
- Кадрове діловодство — накази про відпустки, звільнення, зміну умов праці, ведення особових справ співробітників у частині, що вимагається законодавством.
- Консультації щодо трудових питань — як оформити сумісництво, як діяти при простої чи скороченні, які документи потрібні при переведенні на іншу посаду.
Кому підходить ця послуга
Послуга потрібна ФОП з одним або кількома найманими працівниками — незалежно від групи єдиного податку чи системи оподаткування. Особливо актуальна для сфер із високою плинністю персоналу: кав’ярень і ресторанів, роздрібної торгівлі та інтернет-магазинів, де часто працюють продавці, офіціанти чи кур’єри, і графік роботи буває позмінним чи з підсумованим обліком робочого часу.
Послугу можна замовити як доповнення до бухгалтерського обслуговування ФОП, так і окремо, якщо облік податків ведете самостійно чи через іншого бухгалтера, а кадри й зарплату хочете передати саме нам. Такий поділ послуг зустрічається, коли підприємець вже має надійного бухгалтера з податків, але кадрове діловодство потребує окремої експертизи.
Якщо у роздрібній точці чи закладі також потрібен РРО — подивіться сторінку «РРО та ПРРО». Про суму декретних виплат для самого підприємця (не найманого працівника) читайте у статті «Декретні для ФОП», а про розрахунок податків із зарплати з прикладами — у статті «Нарахування заробітної плати».
Вартість послуги залежить від кількості працівників і частоти кадрових змін (прийняття, звільнення, зміна умов праці) — орієнтовну вилку дивіться на сторінці «Ціни». Зазвичай вартість формується як базова ставка за ведення обліку плюс невелика надбавка за кожного додаткового працівника понад перший.
Найм першого працівника: на що звернути увагу
Перший найманий працівник — це момент, коли ФОП з суто «індивідуального» переходить у статус роботодавця з новим переліком обов’язків. Важливо не відкладати повідомлення ДПС до моменту, коли працівник уже фактично почав виконувати обов’язки, — перевіряючі органи розглядають фактичний допуск до роботи без оформлення як порушення незалежно від того, наскільки коротким був цей період.